Toda ação de capacitação na empresa deve ser decidida a partir de uma LNT, neste artigo eu vou te mostrar como fazer o Levantamento das necessidades de treinamento.
Você pode não saber ainda, mas quando isso não é feito, problemas podem ocorrer aí na empresa. Por exemplo, contratação de um treinamento fora do escopo e até ROI negativo.
Um treinamento realizado sem a devida consulta de detalhes como,
- pessoal,
- tempo de treinamento necessário,
- conteúdo preciso e
- alinhamento com os resultados da empresa,
Entre outros, podem resultar em nada, ou até em prejuízo. E eu sei que não é isso o que você quer, não é?
O que é Levantamento das necessidades de treinamento
Vamos começar pela definição: O Levantamento das Necessidades de Treinamento é uma avaliação que tem por objetivo ser uma ferramenta de diagnóstico para determinar com precisão a respeito de treinamentos que devem ser realizados dentro da empresa.
O que faz o Levantamento das necessidades de treinamento
Ele reduz a distância entre as habilidades dos colaboradores e aquelas exigidas no job description. Você pode aplicar antes e depois do treinamento a fim de obter o ganho de resultados esperado.
Não estou exagerando quando eu digo que existem muitas empresas que nunca fazem treinamento interno e se gabam disso. Acreditam que no contato diário com os colaboradores o treinamento já é realizado. É aí que o Levantamento das necessidades de treinamento pode ajudar com detalhes que não são vistos sem um olhar mais profundo. E claro, isso também ajuda a melhorar os resultados gerais da empresa.
Para que serve o Levantamento das necessidades de treinamento
Na sua empresa o Levantamento das necessidades de treinamento serve para ampliar a visão sobre lacunas e demandas de conhecimentos, habilidades e experiências que estejam faltando nas equipes. Sua cobertura contempla até aspectos de performance da empresa em relação ao mercado.
O que acontece quando não fazemos o Levantamento das necessidades de treinamento
Quando não fazemos o Levantamento das necessidades de treinamento e escolhemos um treinamento de qualquer jeito, muitos colaboradores chegam a reclamar de serem inseridos em um grupo para fazer um determinado treinamento sem ao menos terem sidos consultados.
E não é sem motivos, afinal, quem vai ter que se comprometer com os resultados em primeiro lugar é o próprio colaborador. Portanto, nada melhor do que envolver a todos no processo de levantamento dessas informações que também pode ajudar na motivação pela busca de melhorias de todos.
Dessa forma o treinamento pode não atingir o objetivo e o investimento pode acabar virando um prejuízo. O Levantamento das necessidades de treinamento também resolve esta questão.
O que obtemos com a aplicação do Levantamento das necessidades de treinamento?
Se a empresa quer mesmo obter resultados precisos com capacitação interna precisa partir do Levantamento das necessidades de treinamento. Ele vai mostrar com alguma precisão os seguintes dados:
- Tipo de capacitação.
- Os resultados esperados demandam um treinamento estruturado ou podem ser resolvidos com uma ou algumas reuniões? Vamos precisar contratar um especialista de fora ou podemos aproveitar nosso de multiplicadores internos?
Nível atual de competências dos indivíduos.
- Isso pode te ajudar a organizar as turmas a serem treinadas. Para alguns um treinamento introdutório, para outros uma especialização no mesmo tema. A decisão pode estar baseada na necessidade de um determinado resultado ou ainda na qualidade do mesmo. É para capacitar um grupo para a inovação de novos produtos ou ainda para melhorar os índices de produção? Saber o nível de competência do grupo ajuda a definir melhor o programa de capacitação a fazer.
Identificação de áreas críticas:
- Com o levantamento realizado é possível identificar necessidades de capacitação em áreas específicas da empresa. Por exemplo, se for identificado um aumento na ocorrência de acidentes em determinada área, aumento de reclamações de clientes pelos canais de atendimento, desligamentos constantes em um determinado departamento, quedas frequentes na produção, aumento de desafios com logística, falhas na área fiscal, etc.
Especificidade do treinamento a ser realizado:
- Você sabe que existem muitas empresas que fornecem treinamentos prontos e existem outras que desenvolvem com base na necessidade que foi levantada. No seu caso, quanto mais ajustada na necessidade real, mais envolvidos os colaboradores estarão no processo e melhores deverão ser os resultados de aplicação dos conteúdos treinados. Além disso também é necessário um alinhamento com os valores e planejamento estratégico da companhia e por fim, focar nos resultados financeiros objetivados para gestão estratégica. Sua direção vai gostar mais dessa última parte.
Leia neste artigo: “Carreira e os motivos para fazer Coaching
Como fazer o Levantamento das necessidades de treinamento:
O Levantamento das necessidades de treinamento geralmente é realizado pela equipe de treinamento e pode ter 
apoio do pessoal de RH. Eles vão fazer contato com todos os departamentos da empresa em todos os níveis.
Dessa forma serão ouvidos os gestores, os líderes e o pessoal da produção e linha de frente.
Esta é a melhor maneira de ampliar a visão de quais são as necessidades de treinamento. Depois de identificado onde é preciso treinar e o que, a equipe de treinamento vai partir para a etapa de definição de qual o tipo mais adequado de treinamento a ser realizado. Vamos ver as etapas que facilitam esse processo:
Não conformidades:
Você precisa ver onde estão
- os erros de procedimento,
- as insatisfações pessoais,
- as falhas de processo,
- as quebras ou baixas de produção,
- os defeitos,
- as reclamações de clientes,
- os motivos de absenteísmo e demissões excessivas,
- os erros por falhas de comunicação, etc.
Entrevistas:
Quando a gente estabelece uma relação constante com os profissionais de todos os níveis, esta é uma forma rápida de obter informações críticas de necessidades de melhoria.
Você vai lá e faz uma entrevista breve com um líder para levantar os aspectos que só ele consegue perceber em sua área.
E lembre-se que é necessário manter uma visão voltada para o planejamento estratégico da empresa a fim de entender melhor para onde os processos devem se encaminhar.
Avaliações:
As avaliações são documentos que revelam necessidades de aperfeiçoamento e servem como recurso para a definição dos tipos de treinamento a serem investidos.
Além disso, com elas também é possível identificar quem tem o perfil adequado para a transmissão de novos conhecimentos. Estes são profissionais que podem ser aproveitados em uma equipe de multiplicadores internos de conhecimento.
Solicitação das áreas:
Nesta etapa você vai avaliar as solicitações das áreas por treinamento. Isso vai te ajudar a refinar a decisão pelo treinamento mais adequado, tanto no sentido da necessidade específica levantada, quanto dos objetivos de resultado financeiro da companhia.
Implantação de normas e mudança de processos:
Sempre que houver alguma modificação nos procedimentos internos deverá ser feito o levantamento de nova adequação dos comportamentos dos colaboradores internos. Aqui tem outra oportunidade para você aplicar o Levantamento das necessidades de treinamento.
Relatórios:
Na medida em que você tem acesso aos relatórios das áreas para levantamento das demandas de treinamento, lembre que esse é também um importante passo.
É porque eles trazem dados para serem usados em índices que podem ser desenvolvidos para a comparação de resultados e cálculo de ROI e ROE.
E de novo você vai conseguir mostrar resultados de crescimento. Depois disso é só passar na sala do chefe e pedir um aumento! Ou, se você mesmo é o BOSS, talvez umas férias, hã?
Mas, olha, se o lucro for muito alto, não esquece da PL dos seus colaboradores, afinal eles também trabalharam bem!
Sucesso no processo e depois me conta os resultados.
Sidnei Miranda
Gestor estratégico.
Consultor de comunicação.
Coach e terapeuta Sistêmico.